1）12个月前

1-、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；

2-、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；

3-、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；

4-、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划；

2）9个月前

1-、设计展览结构；

2-、取得展览管理公司的设计批准；

3-、选择并准备参展产品；

4-、与国外潜在客户及目前顾客联络；

5-、制作展览宣传册；

3）6个月前

1-、以广告或邮件等进行推广活动；

2-、确定旅行计划；

3-、支付展览场地及其他服务所须预先付款；

4-、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译；

5-、安排展览期间翻译员；

6-、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；

4）3个月前

1-、继续追踪产品推广活动；

2-、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签，赠送索取样品的客商；

3-、将展位结构设计做最后的决定；

4-、计划访客回应处理程序；

5-、训练参展员工；

6-、排定展览期间的约谈；

7-、安排展览现场或场外的招待会；

8-、购买外汇；

5）四天前

1-、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；

2-、搭乘飞机至目的地；

6）三天前

1-、抵达，饭店登记；

2-、视查展览厅及场地；

3-、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；

4-、指示运输承包商将物品运送至会场；

5-、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；

6-、与展览组织代表联络，告知通讯方法；

7-、访问当地顾客；

7）两天前

1-、确定所有物品运送完成；

2-、查看所订设备及所有用品的可使用性及功能；

3-、布置展位；

4-、将所有活动节目做最后的决定；

8）一天前

1-、将摊位架构、设备及用品做最后的检查；

2-、将促销用品发送直接分配中心；

3-、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；

9）展览期间

1-、尽早到会场；

2-、於展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；

3-、实地观察后尽早预约明年场地；

4-、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；

5-、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；

6-、每日与员工进行简报；

7-、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应；

10）展览结束

1-、监督摊位拆除；

2-、处理商机；

3-、寄出谢卡；