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大批量电脑招标采购案例
 
慧聪网   2005年11月18日16时10分   信息来源:商务网络    

    一、案例背景

  本项目为学校电脑采购项目,于2001年8月23日下达采购中心,被列入政府采购范围。这次联合集中采购计算机为3120台,涉及120所学校,分布在浦东新区的各个地方,计算机的配置要求高,尤其是120台教师机的配置具有本次采购机型为当前最先进配置,具有极高性能价格比的高档多媒体PC机。 学生用机的数量也具有前所未有的规模。

    二、招标准备

  由于本次招标计算机数量多,所以在确定招标方式上,既考虑120所学校需要计算机的时间上的急迫性,又考虑到采购程序的严密性、招标的最大范围的公开性,最终把招标方式确定为公开招标。8月24日以公开招标的方式在浦东新区政府采购网站发布招标公告,8月25日在中国高新技术产业导报上发布招标公告。

招标文件编制的具体做法是将计算机分为A、B和C三个包,A包为2000台学生机,B包为1000台学生机,C包为120台教师机,这样分主要考虑到两个因素,其一是要求制造供应商供货时间短,3000台计算机可能的话由二家供应商提供,缩短制造周期,其二是教师机要求配置高,性能稳定可靠,兼顾到中高档国内外品牌的投标、中标机会。

  2001年8月27日开始出售标书,共有15家公司购买了招标文件。

    三、招标过程

    2001年9月6日在浦东新区政府采购中心开标,特别邀请浦东新区公证处的二位公证员开标公证,邀请浦东新区政府采购监督小组的二位监督员作为监标人,浦东新区有线电视中心等新闻媒体进行了采访,评标专家由上海市政府采购中心提供,在评标当天通知新区采购中心,保证了评标专家的保密性和公正性。9月7日评标,邀请上海市资深专家四位和一位使用单位人员组成评标小组,评标小组决定3000台学生电脑项目授予L公司,120台教师电脑项目授予T公司。

    四、履约合同

  2001年9月10日与L公司签订合同,L公司授权,具体工作由B公司实施。

  2001年9月14日与T公司签订合同,T公司授权,具体工作由Q公司实施

随后采购中心与使用单位、中标单位、被授权单位召开了协调会议,达成“工作安排备忘录”。

  2001年9月17日至21日B公司进行用户情况调查,他们组织人员对120所学校逐一进行实地调查:邀请学校老师参加培训,调查学校计算机机房情况、电源情况等。

  中标的机器虽然不多,仅仅120台,但这120台电脑必须送到遍布浦东新区各个角落的120个小学,搬运到指定楼层的电脑教室,并安装调试。合同签订后,即开始按单生产(生产周期在十天左右)。由于10月1号到七号放国庆长假,紧接下来的APEC会议又有一周长假期,浦东很多路段封路,为了按时履约,我们要求T按紧急情况处理。在这批电脑到达上海的第二天开始,Q公司每天用五辆车,每车随行三人,以不同路线送到每个学校,三天内把120台电脑送到位。有时找一学校要走一个多小时。在电脑全部送到位后,Q公司派出六名工程师,用5天时间,到每一个学校进行安装调试,为学校安装必备软件,并请校方亲临验收与盖章确认。校方验收的满意率达到100%其中非常满意的用户达到80%。在开机的过程中,Q为每一个学校留下了名片,记录下了学校总务老师和电脑老师的联系电话,以便今后的服务和联系。

  由于本次招标提供的教师机的配置很高,(CDRW刻录机,DVD驱动器及128位创新声卡等)部分学校在使用中遇到了不少问题,Q公司都一一上门解决,个别学校在教师机内安装了视频卡,引起资源冲突,Q公司也上门帮助解决问题。从严格意义上来说,这些都不是机器本身的问题,并不在他们服务范围内,但为了新区的教学活动正常开展,为了创出公司的信誉,Q把这一切“份外事”都当自身的工作给予解决,得到了很多学校的好评。

  2001年9月18日至25日B公司组织老师培训,组织安排120所小学的计算机老师进行电脑(学生机)的培训(电脑基本知识、使用及维护),共有86所学校参加。

在学校具备安装条件的情况下,截至到10月13日总共完成98所学校的安装调试。

因部分学校的客观因素,其余的22所学校无法及时完成验收。

  为保证该项目的顺利实施他们做好了大量的工作。(事前准备、调查,事中协调、联系用户等)全心全意地为使用单位服务,最大范围内满足学校提出的要求。但由于部分学校的客观原因,也导致部分工作的重复,浪费人力、物力及时间,增加了成本。 

    五、后记

  定标与签订合同之后,采购中心的工作并未完成,监督履约和项目的验收及付款等是政府采购工作的重要环节。项目的执行责任人必须保持与供应商、买方、出资方保持经常的联系,了解履约中出现的问题,及时进行协调,这方面的工作今后有待加强。

  本次招标项目节约资金364.8万元,节约率达21.9%。效果比较明显。

使用单位在提供教师机配置时,强调了计算机的主板要求,供应商在供货时间有限的情况下,针对用户提出的配置进行性能匹配测试,结果是主板与CPU硬盘不匹配,最后经技监部门确认,使用了同档次的,供应商成熟的机型。因此,使用单位要考虑计算机配置的合理性,避免浪费时间和资源。

  对于公开招标的项目,其中要做到公正、公平的一个重要环节是评标小组的组成,使用单位往往作为评标小组的组成人员之一,在评标时,专家评委有时首先倾听他们的意见,使用单位有可能提出一些片面的带有某些导向性的意见,如何避免类似的问题有待思考。

  为了确保大批量计算机的供货质量,我们在签订供货合同的时候,特定增加了一条,就是在计算机送到学校后,抽查一定数量机器到技监部门作性能和防辐射检测,合格后使用。供应商在制造计算机时,势必加强对产品质量的控制,使用户感到政府采购放心满意。

 
 
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